Questa guida mostra come preparare ed eseguire al meglio una importazione di un file .CSV contenente un elenco di contatti esterni all'interno della propria organizzazione tramite il portale Admin OneCloud.


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INDICE


Step 1: Requisiti

  • Accesso Admin Setera OneCloud Portal con permessi di gestione Contact List.
  • Editor fogli di calcolo (Microsoft Excel o similare).



Step 2: Preparazione del modello da importare

  • Scarica il modello precompilato che puoi trovare tra i documenti allegati di questo articolo.
  • Apri il file tramite un editor per fogli di calcolo e compila i dati seguendo quanto indicato nelle colonne, facendo particolare attenzione alla formattazione dei campi contenenti i numeri telefonici in quanto dovranno risultare campi di testo (anteporre un apice ' consentirà al campo di essere formattato come campo di testo).


NOTA: Il numero massimo di contatti importabili tramite un singolo file .csv dovrà essere inferiore a 500, inoltre, col fine di preservare l'efficienza di OneCloud a tutti i suoi utilizzatori, si raccomanda un uso moderato di tale funzione, pertanto Setera si riserva di indicare 1.200 come numero massimo di contatti esterni per ciascuna organizzazione.


  • Salva il file in formato .CSV delimitato da separatore di elenco ';'.
  • Rinomina l'estensione del file da .CSV a .TXT assicurarsi che la codifica sia UTF-8.



Step 3: Importazione su OneCloud

  • Accedi al portale OneCloud Admin.
  • Naviga verso Services --> Contact List.
  • Selezionare la policy di importazione organizzazione/gruppo/utente alla quale verranno associati i contatti esterni.

SUGGERIMENTO: Creare un User Group apposito a cui associare i contatti esterni importati, così che in caso di errori nell'importazione basterà eliminare l'user group.


  • Cliccare Import Contacts nella sezione External Contacts
  • Selezionare il file .TXT creato precedentemente e cliccare Import Contacts
  • Verificare tramite l'anteprima mostrata che il file elaborato abbia mantenuto la corretta formattazione dei numeri



  • Selezionare nei campo a seguire quale tra le tipologie di numeri di telefono sarà utilizzato come preferito tramite l'elenco mostrato nella voce Preferred number.
  • Selezionare per ciascun campo, la colonna corrispondente del file .TXT se avete utilizzato il modello allegato i nomi delle colonne corrisponderanno ai nomi dei campi di OneCloud.
  • Cliccare su Salva.
  • La schermata successiva mostrerà eventuali errori e le importazioni riuscite.


 AVVERTENZA: I contatti esterni importati su OneCloud NON potranno essere esportati in seguito.